Gestión del tiempo

Si a menudo te sorprendes resoplando, y airado o airada porque te falta tiempo para cumplir con todo lo que te has propuesto, puede deberse a dos motivos fundamentales:

   1. Te sobrecargas de tareas.

   2. No estás organizando tu tiempo de la forma más adecuada.

¿En cuál de los dos grupos crees estar?

En general, pensamos que el día no tiene suficientes horas para llevar a cabo todo lo que deseamos. Sin embargo, lo común es no aprovechar el tiempo eficazmente. Para superar este hábito que limita y enfada, te facilitamos seis estrategias:

1. Sigue la Regla de los tres tercios: Divide el día en tres tercios, de ocho horas cada uno, y dedica un tercio a descansar, otro a trabajar o estudiar y otro al ocio y a la alimentación. Si mantienes este equilibrio, serás eficaz porque no sobrepasarás los niveles de fatiga. Estas divisiones del día influyen entre si multidireccionalmente, por tanto, conviene respetar este modo de repartir las horas. Es cierto que a veces las exigencias laborales nos impiden seguir esta norma y convendrá que la adaptemos a nuestras circunstancias.

2. Diseña un horario personal que abarque las tres secciones anteriores y utiliza un calendario visible. Para crear tu horario, haz un listado con las tareas que tienes que realizar en un plazo de tiempo y sus respectivas fechas (entregas de informes, exámenes). Prioriza tus actividades tratando de seguir el equilibrio del punto 1, y de acuerdo con tus horas de mayor energía.

3. Retira los obstáculos: Por sencilla que parezca la tarea que tenemos entre manos, siempre requiere algo de concentración, si queremos realizarla en el menor tiempo posible. Para ello, póntelo fácil ubicándote en un espacio libre de distracciones, en el que no te moleste nadie. Despeja la mesa o el lugar donde vayas a realizar la actividad, aparta el móvil, o desconéctalo o déjalo en silencio, fuera de tu vista y de tu alcance. Tampoco conviene tener televisores ni comida, si es posible. Asimismo, es importante anticipar y preparar los materiales o documentos que vayas a necesitar, para evitar interrupciones.

4. Divide las tareas en subtareas y establece un límite de tiempo para acabarlas. Este tiempo conviene que vaya acorde con el tiempo máximo de concentración de un adulto, que en general es 45 minutos, pudiendo aumentar a 50 y 60 minutos con entrenamiento.

5. Atención a la Ley de Parkinson: "El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización". Para entrenar tu eficiencia, tendrás que poner límites artificiales a tus tareas. Por ejemplo: Trabaja sin el cargador de tu portátil, tratando de completar tus deberes antes de que se descargue la batería, cuidando la calidad de los mismos.

6. Benefíciate de la herramienta GTD: Getting Things Done (GTD) es un método de gestión de las actividades que libera nuestra mente de la necesidad de recordar las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico, y de este modo te puedes concentrar en realizar las tareas. Si quieres obtener el mayor provecho de esta herramienta, consulta los manuales o vídeo-tutoriales que otros usuarios han compartido generosamente en Internet.

En Momento somos conscientes de que aprovechar el tiempo es indispensable para lograr tus objetivos. Las pautas planteadas en esta entrada están principalmente orientadas a la optimización del tiempo de trabajo o de estudio. Sin embargo, en tu vida probablemente habrá muchas otras metas. Por eso, te animamos a que revises tus prioridades y motivaciones para que estas, y otras estrategias, te faciliten lograr los mejores resultados. Si te cuesta ser constante en esto, pregúntate con frecuencia: ¿Cuál es el mejor uso que puedo darle a mi tiempo?

Fotografía de Alejandro Escamilla.

 

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